導入事例・実績

これまでに手がけてきました事例の一部をご紹介します

複雑な勤務シフトの病院スタッフを効率的にマネジメント
ICカード導入により院内のセキュリティ対策まで万全に

製品・クラウドサービス / 藤沢湘南台病院 様

概要

人事課課長 伊東照丈様

24時間稼働の総合病院ならではの煩雑な勤怠管理を、デジタル一元化する

医師、看護師、事務など様々な職種のスタッフが働く総合病院。勤務シフトごとに出退時間や給与計算の方法が異なるため、人事部では非常に複雑なマネジメント業務を強いられているのが現状だ。藤沢湘南台病院様はスタッフ数約600名を擁し、介護老人保健施設やライフメディカルフィットネス施設を併設する大型総合病院である。少人数の人事部メンバーの手で膨大な勤怠管理を滞りなく処理するためには、いかにシステムを有効に活用するかが決め手となる。また、スタッフの入れ替わりや法改正などに対応するため、拡張性・柔軟性に富むシステムが要求されるのも特徴だ。

「スタッフも人事部も、様々なストレスから解放されました」

藤沢湘南台病院様で勤怠管理システム「勤労の獅子」がどのように活用されているのか、人事課課長 伊東照丈様にお話を伺った。「2012年10月から『勤労の獅子』を導入し、勤怠管理フローを全面的に見直しました。かつては人事部の業務の中にもアナログな手作業が多かったのですが、『勤労の獅子』を導入することで効率化に成功しました。また、磁気カードを使った院内の認証システムを一斉にIC化することで、認証時のトラブルが激減。全スタッフにとって働きやすい環境となりました」

課題と背景

人事部3名で、600名の複雑な勤怠管理を効率的に

「総合病院では非常に勤務シフトが複雑で、スタッフごとに異なる管理をおこなう必要があります。ところが従来の勤怠管理システムでは、そうした多岐にわたる勤務シフトに対応できていませんでした。わずか3名の人事部で全スタッフの勤怠情報を個別に手作業で入力するのは非常に手間がかかり、業務効率が上がらないことが課題となっていました。これを解決するため、エス・エー・エスに依頼したのが『勤労の獅子』の導入でした」

従来のシステムの設定内容を大きく変更せず、スムーズに移行したい。

「私たちがシステム導入にあたって希望したのは、『操作にすぐ慣れるよう、なるべく従来のシステムに近い操作感であってほしい』ということです。また、給与計算システムは同じものを継続的に利用するため、そちらとスムーズに連動するということも必須条件の一つでした。難しいオーダーではありましたが、エス・エー・エスの営業担当やエンジニアは私たちの話をしっかり聞き取り、従来のシステムへの理解も十分に深めた上で提案してくださったと思います」

経緯とポイント

システムの老朽化に伴い、見直しを検討

「今回のシステム導入の直接のきっかけとなったのは、これまでの勤怠管理システムがすでに老朽化しつつあったことです。OS自体も古く、データの処理速度が遅いことも問題でした。『勤労の獅子』は複雑な勤務シフトに対してフレキシブルに対応できるという点が非常に優れていますし、エス・エー・エスは個々のクライアントの業務フローに即した柔軟な導入をしてくれる会社であると聞いていたため、いくつかのシステムの中から『勤労の獅子』を選定しました。2012年7月から導入作業を始め、10月には運用を開始するというタイトなプロジェクトでしたが、対応は非常にスピーディでした」

タイムカード機器・ICカードの導入も全面的にサポート

タイムカード「当病院では事前にスタッフから一ヶ月単位でシフト表を提出してもらい、その内容と実際の出勤状況を照合するというフローを採用しています。出勤情報を記録するため、以前は出退勤時に社員証と共有化した磁気カードを使用していたのですが、磁気の特性上反応が遅く、時にはデータが読み取れなくなるなどのトラブルが起きていました。この状況がスタッフの勤務状況の把握を難しくしていたので、システムのリニューアルを機にICカードを導入することに。タイムレコーダーも3台から5台に増設しました」

効果

人事部の作業効率が飛躍的に改善された

「システムによりデータ処理を自動化できる部分が増えたため、勤怠管理の作業効率は飛躍的に改善されました。操作性も非常に高く、若手社員も含め誰もが簡単に使いこなせるようになったことも、大きな改善点です。導入時にはパフォーマンスが思うように出ないこともありましたが、エス・エー・エスのエンジニアが迅速に解決してくれました。運用段階に入ってからも、操作画面をより使いやすくするため不要な項目を除いたり、レイアウトを変更するなどの要望を何度かお願いしているのですが、そのつど親身に相談に乗ってもらえるので助かっています」

病院全体のセキュリティも向上し、働きやすい環境が実現

人事課課長 伊東照丈様「ICカードの導入により、スタッフの労働環境も改善されました。たとえば、セキュリティ管理が容易になったこと。パソコンを使いネットワーク経由で、所属する部署ごとにスタッフ各自の入室権限を一括設定できるので便利ですね。それにICカードは磁気カードと比べてデータが壊れにくく、読み取り速度が速い特性があります。入退室時のほか、社内食堂での支払時にもICカードを使用しているのですが、以前と比べて格段に早く処理ができるということで、スタッフからの評判も上々です。人事部の業務効率アップと、スタッフの労働環境改善の両方が、今回のシステム導入で実現できたことになります。現在はまだスタッフの予定管理を紙ベースでチェックしているので、これも近い将来にシステム化し、さらなるパフォーマンス向上を期待したいと思います」

USER'S VOICE:お客様の声

人事課課長 伊東 照丈様

新しいシステムの導入をおこなうということで最初は少し不安もあったのですが、エス・エー・エスは多岐にわたる事業を展開しており、企業としてのセンスもとても良い会社だと思います。特に勤怠管理システム「勤労の獅子」は非常にクオリティが高く、これからもさらに発展していただきたい。こうしたシステムは一度導入すると10年、20年と長く使うものです。それだけに、「勤労の獅子」には今後もどんどんバージョンアップして成長してほしいですし、そのための意見もつねに伝えていきたいと考えています。もちろんエス・エー・エスとは、これからも長くお付き合いしていきたいと思っています。

藤沢湘南台病院
人事課課長 伊東 照丈 様

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